Innledning
Arbeidstakeres rett til å varsle om kritikkverdige forhold er en viktig del av ytringskulturen (se Arbeidsreglementet § 17 og arbeidsmiljøloven (AML) kap. 2A). Ved avdekking av kritikkverdige forhold er kommunens gjenopprettingsplikt et viktig bidrag i det kontinuerlige forbedringsarbeidet.
Ledere har en plikt til å informere om varslingsrutinene, motivere for bruk av dem samt veilede medarbeidere som ønsker å varsle. og Varsling etter disse rutinene vil være forsvarlig.
Våre rutiner for varsling gjelder for alle arbeidstakere inkl. de som er nevnt i AML § 1-6. Varslingssaker kan omfatte medarbeidere og/eller folkevalgte.
Rutinen skal ivareta at varsleren opplever det som trygt og nyttig å varsle, og at den det varsles på eller som har ansvar for tjenesten det varsles om, oppfatter at saken er tilstrekkelig belyst før det trekkes konklusjoner.
Gjengjeldelse mot varslere er uakseptabel atferd og brudd på arbeidsmiljøloven § 2 A2 (1).
Rutine
- Alle arbeidstakere oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold.
- Varslingen skal være forsvarlig. Varsling i tråd med denne rutinen er forsvarlig.
- Varsling foregår normalt i avvikshåndteringssystemet (Compilo).
- Varsling skal ikke gjengjeldes.
- Varsling i samsvar med varslingsplikt, for eksempel etter arbeidsmiljøloven § 2 A-1, eller varsling til tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet, er alltid forsvarlig.
- Varselet bør leveres nærmeste leder.
- Du kan også levere varselet til varslingssekretariatet, tillitsvalgte eller hovedverneombud.
- Arbeidsgiver ønsker at varselet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver innhente ytterligere opplysninger fra varsleren og gi tilbakemelding om hva som gjøres med forholdet. Du kan likevel velge å varsle anonymt.
- Du vil innen 14 dager få en bekreftelse på at varselet er mottatt og vil bli fulgt opp i tråd med rutinen. Arbeidsgiver vil ta nærmere kontakt for å skaffe seg økt innsikt i saken. Arbeidsgiver vurderer konkret om det er grunnlag for/ mulig å gi deg ytterligere informasjon om hva som skjer med saken du har varslet om.
Hvilke forhold omfattes av varslingsrutinene?
Med kritikkverdige forhold menes både kriminelle forhold, mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud, brudd med kommunes etiske retningslinjer, brudd på personal- og arbeidsreglementet, samt brudd på alminnelige etiske standarder i samfunnet.
Eksempler: Forhold som kan medføre fare for liv og helse*, skader eller arbeidsmiljørelatert sykdom*, mobbing og trakassering*, korrupsjon, maktmisbruk, underslag, tyveri, økonomiske misligheter, brudd på taushetsplikten, diskriminering* samt uverdige og uetiske forhold i kommunens tjenester.
(* forhold hvor arbeidstakere har plikt til å varsle. I tillegg foreligger det plikter til å varsle etter Arbeidsmiljøloven § 2-3 nr. 2, Helsepersonelloven § 17, Straffeloven §§ 139 og 172 og Barnevernloven § 6-4).
Hvordan og til hvem varsler du?
Varsling gjøres primært tjenestevei (til leder i «linja») ved bruk av avvikshåndteringssystemet (Compilo). Årsaken til at linja bør følges er at det er et ledelsesansvar å rette opp i kritikkverdige forhold. Varsel kan også gis skriftlig eller muntlig på annen måte, f.eks i møte, pr. brev eller via telefon. Varsel pr. e-post må ikke inneholde personsensitive opplysninger.
Råd om hvordan du går frem i varsling kan gis internt av HMS-rådgiver, ledere, varslingssekretariatet, verneombud eller tillitsvalgte.
Dersom en arbeidstaker kjenner forhold som bør undersøkes nærmere eller som nødvendiggjør tiltak, bør det som hovedregel tas opp med nærmeste leder. Dersom varslingen gjelder egen leder eller leder ikke gjør noe med situasjonen det er sagt ifra om, bør det varsles til leder på høyere nivå. Dersom varsleren vurderer varsling i linja som utilstrekkelig, eller varsleren ikke ønsker å ta opp forholdet på egen arbeidsplass, kan det varsles til varslingssekretariatet, tillitsvalgte eller verneombud.
Varsel mot ordfører, kommunedirektør og HR-leder vil bli behandlet eksternt av hensyn til habilitet.
Varsel etter arbeidsmiljøloven § 2-3 kan også gjøres til verneombud (forhold med fare for liv og helse, samt trakassering og diskriminering). Gjelder det liv og helse er det viktig at det straks gripes inn slik at skadeomfanget blir minst mulig.
Varsel kan gis anonymt, men siden det vanskeliggjør oppfølgingen anbefales det å varsle med fullt navn.
Det er også forsvarlig å varsle eksternt til kontrollmyndigheter, f.eks fylkesmannen, arbeidstilsynet, kontrollutvalget eller andre offentlige tilsynsmyndigheter, jmf. Arbeidsreglementet § 17. Forut for dette bør forholdet være tatt opp internt.
Ulike roller i varslingssaker
- Behandlingsansvarlig er den som får ansvaret for å følge opp og behandle saken på vegne av kommunedirektøren.
- Tiltaksansvarlig (linjeleder på riktig myndighetsnivå) er den/de som får i ansvar å iverksette evt. tiltak for å gjenopprette forhold det er varslet om.
- Verneombud kan være både mottaker av varsel, rådgiver for medarbeidere og har myndighet til å stanse arbeid som kan gå ut over liv og helse.
- Tillitsvalgte kan være både mottakere av varsel, rådgivere for medlemmene og kan bistå dem i personalsaker der medlemmet selv ønsker det.
- Varslingssekretariat (HR-leder og Hovedverneombud) avgjør hvordan varslingssaker skal følges opp. Dette inkluderer vurderinger av habilitet, ivaretakelse av ulike andre lovkrav, avklaring omkring dokumentasjonsplikt, vurdering av behov for ekstern bistand, samt ivaretakelse av at interne retningslinjer og reglementer er fulgt.
Oppfølging av varselet og ivaretakelse av deg som varsler
Den som mottar varsel skal, dersom forholdet medfører fare for liv og helse, sikre at strakstiltak iverksettes. I alle varslingssaker skal kommunedirektøren orienteres om varselet. Varsles det i Compilo skjer det automatisk. I andre tilfeller orienteres kommunedirektøren skriftlig og muntlig. Når du varsler skal du innen 14 dager motta melding om at varselet er mottatt og behandles. Alle som varsler vil bli innkalt til en samtale med varslingssekretariatet for å sikre at alle sider av saken blir forstått før en evt. går videre.
Varselet vil bli behandlet etter de saksbehandlingsreglene og lovkrav som gjelder for offentlig sektor. Det vil bli avklart hvem som følger opp saken og saken vil bli dokumentert skriftlig.
Dersom varselet gjelder en konkret ansatt vil arbeidsgiver sikre seg tilstrekkelig informasjon og deretter fremlegge saken til uttalelse overfor den det er varslet på. Normalt vil det gjøres kjent hvem som er varsler. Hva som blir utfallet av et varsel avhenger av i hvilken grad den lar seg dokumentere og er korrekt, om forholdet lar seg bevise og alvorlighetsgraden. Konklusjonen kan bli alt fra avvisning til at det har konsekvenser for ansettelsesforholdet. Dersom saken er alvorlig nok vil Nordre Land kommune vurdere å politianmelde forholdet eller oversende saken til offentlig tilsynsmyndighet. F.eks vil spørsmål knyttet til å beholde autorisasjon som helsepersonell oversendes fylkesmannen.
Hva du som varsler kan informeres om avhenger av om det foreligger taushetsplikt og hvilke hensyn arbeidsgiver må ta for å sikre forsvarlig behandling av den/de forhold det varsles om. Ut over en samtale vil du som minimum få informasjon om at saken er under behandling og en melding om når den er avsluttet.
Varslere har et særskilt krav på vern mot gjengjeldelse. Om varsler opplever noe som kan minne om gjengjeldelse, tas det opp med leder, varslingssekretariatet, den som behandler varselet, HR-leder, HMS-rådgiver, verneombud eller tillitsvalgt. Arbeidsgiver vil ta stilling til om det foreligger gjengjeldelse eller ikke. Inntil det er avklart, skal det legges til grunn at det foreligger gjengjeldelse.
Håndtering av feilaktige varsler
Ytringer som ikke regnes som varsling etter arbeidsmiljølovens § 2 A-1, vil normalt være vernet av Grunnlovens § 100 om ytringsfrihet, men med de begrensninger som følger av den ulovfestede lojalitetsplikten, dvs. plikten til å bidra og verne om sin arbeidsplass. Det er arbeidsgiver som må sannsynliggjøre om det evt. foreligger brudd på lojalitetsplikten.
Varslingssekretariatet eller den kommunedirektøren gir myndighet til å undersøke saken kan konkludere med at varselet er feilaktig. Saken vil da bli henlagt og varsleren vil motta begrunnelse for dette. Selv om det konkluderes med at det ikke foreligger en varslingssak kan det allikevel iverksettes tiltak for å bedre de forholdene som er tatt opp.
Skjema:
Varsling av kritikkverdige forhold