Gjelder for alle ansatte i Nordre Land kommune. Vedtatt i AMU 14.02.2011, endret i AMU  21.05.2012

Definisjon: Klage er en henvendelse om forhold som omhandler ansattes faglige eller adferdsmessig utføring av tjenesten. Erfaringsvis kan klagen komme skriftlig, muntlig i møter eller i telefonen, som sms eller epost enten til ledelsen eller via kolleger.

Formål
Ivareta og rettlede arbeidsgiver og arbeidstaker i håndtering av klager.

Omfang
Denne rutinen omfatter alle aktiviteter som berører klager som omhandler ansatte.
Klage på enkeltvedtak følger bestemmelsene i forvaltningsloven.

Ansvar og myndighet
Dersom henvendelsen gjelder en annen ansatt, bes den som klager først ta opp saken direkte med den ansatte dette gjelder.
Dersom melder ikke ønsker å ta opp saken direkte med den ansatte, informeres melder om rutine for klagebehandling og klagen meldes til nærmeste leder. Hvis klagen er framsatt muntlig, skriv ned hva det gjelder. Bruk gjerne avviksskjema. Journalføres i Esak/personalarkivet.
Nærmeste leder har ansvaret for å håndtere klagen. De kan få bistand fra faggruppe HR. Leder kontakter den som har sendt klagen for mer informasjon og innhente evt. samtykke til at navn blir gjort kjent for den ansatte.
Det er viktig at saken blir godt opplyst. Den/ de som klagen omhandler, den/de som klager og evt andre berørte innkalles til samtale.
Leder innkaller den ansatte til en samtale. Hvis klagen er av alvorlig karakter, skal innkallingen være skriftlig og den ansatte gir anledning til å ha med seg en tillitsvalgt eller annen person som vedkommende har tillit til.
Dersom klagen gjelder nærmeste leder, bringes klagen til overordnet leder. Verneombud eller tillitsvalgt kan bistå. Overordnet leder har da ansvar for å behandle klagen. Se ellers rutine for intern varsling om kritikkverdige forhold.
Det skal skrives referat fra møter/samtaler og settes opp en skriftlig avtale om hva som en er blitt enig om. Dette oppbevares i den ansattes personalmappe.

Referanser/litteratur/skjema

  • Arbeidsmiljøloven
  • HMS-forskriften
  • Rutine for intern varsling
  • Advarsel i arbeidsforhold

Opplæring av ansatte:

  • Rutinene gjennomgås 1 gang pr. år på personalmøter og personalseminar. Behov for revisjon vurderes.
  • Rutinene gjennomgås m/nytilsatte
  • Rutinen ligger på Intranett