Arbeidsrutine ved utarbeidelse og oppfølging av id- og nøkkelkort

  1. Personalleder fyller ut rekvisisjonsskjema for id- og nøkkelkort. Skjemaet sendes vaktmester for aktuell bygningsmasse.
  2. Vaktmester oppretter bruker i nøkkelkort database og påfører skjemaet  kort-nr.
  3. Vaktmester leverer skjema til IKT.
  4. IKT avtaler tidspunkt for fotografering med aktuell ansatt.
  5. IKT tar foto og produserer id-/nøkkelkortet.
  6. Produsert kort sendes personalleder.
  7. Personalleder gjennomgår vilkår for id-/nøkkelkort og påser at ansatt mottar id-kort samt underskriver skjemaet for vilkår. Skjemaet sendes faggruppe HR.
  8. IKT-avd. sender rekvisisjonsskjema for id- og nøkkelkort til faggruppe HR.
  9. Personalleder sørger for å inndra og oppbevare kort på forsvarlig måte. Personalleder sender melding til vaktmester for deaktivering av kortet for gjeldende periode. (se eget skjema)
  10. Ved endring og/eller opphør av arbeidsforhold inndrar personalleder kortet, som sendes vaktmester for makulering.
  11. Faggruppe HR går i gjennom rekvisisjonsskjemaene 2 ganger pr. år for å  avdekke kort som ikke har blitt inndratt i henhold til retningslinjer. HR får tilsendt liste over deaktiverte kort fra vaktmester pr. 1.april og 1.okt.