E-post som er sendt og mottatt via din e-postboks er ikke uten videre tilgjengelig for din arbeidsgiver, eller for din leder. Det er imidlertid viktig å vite om din arbeidsgivers rett til innsyn i din e-postkasse, hjemmeområde (H-disk) eller andre elektroniske medier. Dette gjelder også annet utstyr som er stilt for arbeidstakers disposisjon for bruk i arbeidet som PDA, mobiltelefon, minnepinne o.l. Bestemmelsene for innsyn i arbeidstakeres e-postkasse og filer reguleres av personopplysningsloven.
 
Det er vanligvis to årsaker til at en arbeidsgiver ønsker innsyn i din e-post eller i dine filer:
1.      Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften i bedriften eller andre berettigede interesser. Eksempler på dette kan være at arbeidsgiver har god grunn til å tro at det har kommet virksomhetskritisk e-post til din e-postkasse ved ditt fravær.
 
2.      Når det er begrunnet mistanke for at arbeidstakeren benytter e-postboksen eller arbeidsgivers utstyr på en måte som innebærer grovt brudd på arbeidsforholdet. For eksempel om arbeidsgiver har mistanke om at e-postkassen benyttes til å gjennomføre straffbare forhold.
 
En av forutsetningene for at innsyn kan foretas er at det er arbeidsgiver som er eier av utstyret eller at det er utstyr som er levert av arbeidsgiver og som benyttes under arbeid for arbeidsgiver.
 
Det er Personopplysningsforskriften som definerer virkeområdet.
Personopplysningsforskriften §9-1:
Med arbeidstakers e-postkasse menes e-postkasse arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten. Reglene gjelder tilsvarende for arbeidsgivers adgang til gjennomsøking av og innsyn i arbeidstakers personlige område i virksomhetens datanettverk og i andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten. Bestemmelsene gjelder også for arbeidsgivers innsyn i opplysninger som arbeidstaker har slettet fra de nevnte områdene, men som finnes lagret på sikkerhetskopier eller lignende som arbeidsgiver har tilgang til.
 
Reglene gjelder både overfor nåværende og tidligere arbeidstakere, samt andre som utfører, eller har utført, arbeid for arbeidsgiver.

Når arbeidsgiver skal gjennomføre innsyn i arbeidstakers e-postkasse eller filer må arbeidsgiver følge et sett med retningslinjer:
  •  Arbeidstaker skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn.
  • Varselet skal inneholde begrunnelse for hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter etter forskriften.
  • Arbeidstaker skal så langt som mulig gis anledning til å være tilstede under gjennomføringen av innsynet, og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. Arbeidstaker kan fritt avstå fra å være tilstede.
  • Innsyn skal alltid gjennomføres med minst 2 personer tilstede.
  •  Innsyn må gjennomføres på en slik måte at dataene så lang som mulig ikke endres og at frembrakte opplysninger kan etterprøves.
  •  Dersom innsyn i e-postkassen viser at det ikke foreligger dokumentasjon som arbeidsgiver har rett til innsyn i etter vilkårene, skal e-postkassen og dokumenter i denne straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes.
Dersom en arbeidsgiver foretar innsyn uten varsel, for eksempel om den ansatte ikke er mulig å få tak i, eller tidsaspektet tilsier at man ikke rekker å varsle før et evt. innsyn må foretas skal den ansatte underrettes i etterkant.
 
Underretningen skal, i tillegg til informasjon om vilkårene som er ansett oppfylt, inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet samt resultatet av innsynet.
Her er noen råd og anbefalinger til deg som arbeidstaker:
  • Privat bruk av kommunens e-postsystem bør begrenses til et minimum. De ansatte oppfordres til å bruke privat e-post til private ting og kommunens e-post til offentlige meldinger, så langt dette er mulig.
  • · Merk private e-poster med "privat" eller lagre disse i separate mapper slik at det tydelig fremkommer at disse er privat.
  • Husk at alt du foretar deg på arbeidsgivers datasystem kan spores tilbake til deg.
 

Vedlegg: